Mengapa Surat-Menyurat?

Berdasarkan penelitian mengenai surat menyurat baik pada instansi pemerintah maupun pada dunia bisnis khususnya, ternayat betapa banyak terjadi kesalahan-kesalahn dalam penulisan surat memahami sunguh-sunguh dalam penulisan surat. kesalahan ini sebenarnya tidak terjadi andaikata merkea yang mengenai langsung surat menyurat memahami sunguh-sunguh apa hakikat arti fungsi dan misi dari surat yang dibuatnya. kekurangan dan kesalahan ini dapat ditelusuri lebih jauh dimana sumbernya.

pertama kebiasaan anak-anak maupun orang tua didalam keluarga untuk menulis surat yang baik hampir-hampir tidak mendapat tempat dalam kehidupan keluarga. Komonikasi tertulis antara naggota keluarga kurang sekali mendapat perhatian sehingga tidak berkembang belum lagi kalu harus menulis surat yang baik dan benar. Kedua tiadanya pengarahaan dan pengendalian cara menyususn surat yang baik dalam keluarga ini berlanjut pula pada lembaga lembaga pendidikan, baik formal muali dari sekolah Dasar sehingga Perguruan tinggi maupun pendidikan informal seperti kurusus-kurusu publik klasifikasikal maupu tertulis. Pada lembaga-lembaga penididikan ini keitan suratmenyurat lebih sekedar merupakan pengetahuan dan bunnya betul-betul diprakterkkan. cara menyusun surat yang baik benar efektif dan estesisi belum pernah dijadikan mata ujian (pokok) disekolah, sekalipun ada mata pelajaran administrasi. Ketiga selain hal diatas masyarakat kita sendiri terlalu mudah memaafkan kesalhan-kesalahan dan kecerobohan dalam menulis surat. Norma penyususnan surat dan etikanya hampir tidak pernah mendapat perhatian khusus masyarakat, sehingga anggota masyarakat pun tidak perndah merasa bersalah anadaikata ia menyusun surat secara keliru dan ceroboh. ini berakibat meraka tidak mersa dileceut untuk memperbaiki diri. Hal-hal demikian ini membuat kita tidak dapat menyalahkan begitu saja lembaga-lembaga pendidikan kesekeretariatan yang kurang menekankan pentingya mengusai norma penyususna surat dan etikanya kepada para mahasiswanya.

Kekurangan dalam menulis surat tersebut sebenarnya dapat sedikit ditanggulangi dengan meberi merka pedoman atau pegangan menyusun surat yang baik dan benar. Namun dewasa ini buku-buku yang ada mengenai surat menyurat bayak yang belum secara tunts mengemukakan mengenai pedoman tersebut. kebanyakan sekedar memberikan petunjuk praktis kepada calon karyawan administrasi mengenai surat menyurat.

Surat adalah alat untuk menyampaikan sesuatu maksud secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain. Atau dengan kata lain surat menyurat merupakan salah satu kegiatan berbahasa yang dilkaukan dalam komonikasi tertulis. pihak pihak yang tersangkut dalam kegiatan itu dapat perseorangan atau badan oraganisasi sedangkan yang terlibatdalam kegiatan ini adalah unsur penulis isi surat dan pembaca penerima dan pembaca/ penerima surat.

Penulis Surat dapat mencapai sasarannya secara efektif bila ia dapat mebahasakan apa yang dimaksudkannya secara jelas dan mudah dipahami penerima surat. untuk itu penulis dalam mengemukakan maksudnya harus memperhatikan sifat surat yang dibuatnya, kedudukan penulis sendiri dan tingkat pembaca surat.

Surat pada dasarnya adalah sebuah pemikiran yang dirumuskan dan dituangkan secara tertulis. karena itu surat sebenarnya adalah sebuah karangan. Dengan demikian dalam menulis surat, segala ketentuan mengenai penyususnan karangan yang baik, berlaku juga padanya. ia terikat oleh patokan-patokan tertentu agar pemikiran yang dirumuskan itu dapat mencapai sasaranya secara efisien dan efektif.